Hoy en día las empresas cuentan con una gran cantidad de información, en muchos casos en formato físico. Ya sea en carpetas o archivos las empresas guardan innumerables cantidades de datos sin una organización clara. Esto supone problemas futuros para la administración. Para combatir este inconveniente se están implementando en muchas empresas los sistemas de gestión documental.

Una empresa tiene que guardar muchos documentos por temas legales. Deben  guardar documentos durante años, variando en función del sector: fiscal, civil, mercantil, etc. Para gestionarlos se pierde mucho tiempo en organizar, guardar y más adelante iniciar un proceso de búsqueda de esta información. El tiempo y recursos destinados a estas funciones podrían suponer un incremento de la productividad de la empresa en otras áreas.

Para ofrecer un almacenamiento eficiente, agilizar los procesos y ahorrar costes encontramos los sistemas de gestión documental. A continuación explicamos en qué consisten y todos sus beneficios.

Importancia de la gestión documental

En organizaciones que tienden a trabajar con una gran cantidad de documentos, es imprescindible contar con un sistema de gestión documental que permita un fácil almacenamiento y la búsqueda rápida de información. La gestión documental es el conjunto de técnicas y tecnología aplicada utilizadas para gestionar archivos. 

El objetivo principal sería administrar la información mientras la empresa lo requiera, teniendo fácil acceso a los documentos. Gracias a esta herramienta las empresas podrán ser más eficientes en el uso de la información, facilitando el proceso de búsqueda para cualquier consulta.

Beneficios de la gestión documental

La instalación de los sistemas de gestión documental están suponiendo grandes avances para los departamentos administrativos de muchas compañías. Ya sea en términos de productividad o eficiencia esta herramienta aporta muchos beneficios. 

Su uso se ha vuelto indispensable para el funcionamiento diario de diversas instituciones, que ven en la aplicación de herramientas tecnológicas la innovación necesaria para progresar y desarrollarse en su sector. Los beneficios más destacados de este sistema serían:

– Aumento de la seguridad

Entre sus principales beneficios destaca la implementación de funcionalidades que permitirán proteger los documentos. Hoy en día abundan en las compañías los intentos de hackeo o ciberataques para acceder a información de valor. De esta manera, se puede tener un control sobre quién accede a la información y qué actividades realiza gracias a un registro de seguridad asociado a perfiles específicos.

Además, este factor también se ve reflejado a la hora de custodiar documentos o hacer copias de seguridad gracias a las nuevas bases de datos y tecnologías que utiliza. 

El riesgo de archivar erróneamente documentos se evitaría gracias a un repositorio centralizado. La tarea de gestión de documentos no volverá a presentar problemas con la seguridad y confianza que aporta un sistema de gestión de documentos.

 

– Cumplimiento normativo

El uso e instalación de sistemas de gestión documental se traduce en el cumplimiento sistemático de varias normativas de seguridad. Existen muchas leyes enfocadas a la seguridad o el manejo de información. Es importante conocerlas y saber cuáles afectan directamente a tu empresa. 

Entre ellas, podemos destacar las normas ISO, las cuales otorgan un marco de requisitos para la conformidad de la gestión documental. Promueven la mejora continua en los procesos y controles de información y requisitos funcionales para el uso del software.

  

– Ahorro de costes

La mayoría de empresas pueden considerar esta opción desde la óptica meramente económica. Supone un gran ahorro de costes. El formato en papel pasó la historia y con él todo lo que implicaba: fotocopiar, imprimir o archivar documentos. La eficacia y eficiencia de los procesos supone un gran aumento de la productividad. 

La documentación electrónica facilita la accesibilidad y búsqueda de información, evita retrasos y optimiza el tiempo. Además, permite el trabajo colaborativo donde varios departamentos pueden trabajar en documentos similares al mismo tiempo. La información puede ser almacenada en la nube. Eso permite  el acceso a dicha información desde cualquier lugar. Los sistemas de gestión documental permiten también la liberación de espacio físico de oficina destinado a guardar documentos.

La agilidad y automatización de procesos administrativos también se ven beneficiados, permitiendo definir y monitorizar las tareas. Finalmente, el intercambio de documentación entre empresas se facilita, mejorando la colaboración entre ellas.

 

En 4GFlota estamos dispuestos a ayudarte a ahorrar costes y a aumentar el control de la información de tu empresa. El sistema 4GFlota cuenta con Docuvi®, un sistema de gestión documental con el que tendrás toda la información a tu alcance. 

Es un dispositivo avanzado con todas las funciones y beneficios comentados hasta ahora con el fin de ayudar a tu empresa en su proceso hacia la innovación tecnológica.

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