Como hacer reuniones productivas

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Cómo mejorar nuestra reuniones

Sí, perdemos mucho tiempo de reunión en reunión y en ocasiones salimos con esa sensación de vacío, de no haber logrado nada, de pérdida inútil de tiempo.

Por eso hoy nos planteamos que aspectos debemos tener en cuenta a la hora de afrontar una reunión productiva. Seguro que si planteamos los siguiente puntos todo estará bajo control 🙂

ORDEN DEL DÍA

Sin orden del día no hay reunión. Expón los temas a tratar y define cuanto tiempo es necesario para cada punto, esto te ayudará a estimar la duración de la reunión y controlar las intervenciones. No olvides enviar con suficiente antelación el orden del día a los participantes.

VE PREPARADO

Prepara la reunión y prioriza temas. Quizás debas plantearte si asistir a una reunión sin tener claro los temas a tratar y los que puedes aportar. No es un examen pero ir con las ideas claras y con los conocimientos adecuados te ahorrará más de un dolor de cabeza.

PUNTUALIDAD

Comienza la reunión en hora y acaba antes. Una virtud de cualquiera que se estime como profesional. Jugar con el tiempo de los demás hará que no te tomen en serio. Sé puntual y ganaras mucho.

DECISIONES

Quién es el responsable de cada acción y toma de decisiones. Cada asistente debe tener un rol y un cometido. Asegúrate que cada decisión o acción resultantes esté asignada a una persona, que será el responsable de llevarla a buen puerto.

SIN PÉRDIDA

No pierdas el objetivo, solo temas previstos. Corta inmediatamente cualquier desviación que no está contemplada en la ruta. Si logras ceñirte a los temas del orden del día todo irá sobre ruedas.

EN PIE O EN PANTALLA

Decide que tipo de reunión es la más apropiada para cada caso.

Stand-Up Meeting

En las reuniones Stand-Up los asistentes permaneces en pie y no suelen durar más de 15 minutos. Este tipo de reuniones son ideales para llegar a conclusiones rápidas sobre temas muy concretos. Ideales para equipos de trabajo donde debe quedar claro lo que se ha hecho, lo que se está haciendo y lo que queda por hacer.

Vídeo-conferencias

Hoy ya no es necesario estar alrededor de una mesa en cuerpo y alma para aportar tus valores y conocimientos en una reunión. Con las vídeo-coferencias del tipo skype o webex permiten incorporar a todos los asistentes y compartir las pantallas. Estas herramientas conectan a las personas de manera sencilla y ofrecen muchas e interesantes opciones de comunicación que garantizan el éxito de cualquier reunión profesional.

QUE CONSTE

No olvides enviar el acta a todos. No hay mayor ley que la escrita  y por eso hay que recoger en un solo documento las conclusiones y desiciones tomadas, quien las llevará a cabo y cuánto tiempo llevará concluirlas. Es muy importante que todos dispongan del acta lo antes posible, pues será el pistoletazo de salida.

SEGUIMIENTO

Haz seguimiento de las acciones definidas.  Al igual que controlas tus vehículos y conductores debes hacerlo con cada reunión. Asegúrate que todo marcha según lo previsto y estableces plazo de revisión en futuras reuniones.

 

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